Vad är e-upphandling?

I Europeiska kommissionens Grönbok om en ökad användning av e-upphandling inom EU från oktober 2010 definieras begreppet e-upphandling enligt följande:

”E-upphandling är en övergripande benämning för IKT-baserad – i stället för pappersbaserade förfaranden – kommunikation och behandling i hela upphandlingskedjan. E-upphandling innebär att elektroniska processer införs för att understödja de olika faserna i ett upphandlingsförfarande – offentliggörande av meddelanden om upphandling, tillhandahållande av förfrågningsunderlag, inlämning av anbud, utvärdering, tilldelning, order, fakturering och betalning."

En annan definition av e-upphandling är ”upphandling som genomförs genom att elektronisk överföra förfrågningsunderlag och anbud mellan upphandlare och anbudsgivare i ett format som är behandlingsbart av datorer utan mänsklig inblandning”. 

Vad är en elektronisk upphandlingsprocess?

Det som kännetecknar en fullständigt elektronisk upphandlingsprocess är att information i förfrågningsunderlag och anbud bara behöver registreras en gång och sedan kan bearbetas och utvärderas utan att behöva registreras på nytt. I de flesta upphandlingssystem kan man välja att tillämpa en upphandlingsprocess som är mer eller mindre elektronisk.

I en fullständigt elektronisk process tillämpas ett formulärbaserat arbetssätt, vilket innebär att både förfrågningsunderlag och anbud skapas och registreras direkt i färdiga formulär i upphandlingssystemet. Den information som registrerats i anbudsformulären är strukturerad i tabeller och kan sedan kontrolleras och utvärderas automatiskt i systemet. Ju fler krav som kan besvaras med ja, nej eller med olika typer av fördefinierade alternativ, ju mer kan automatiken i upphandlingssystemen utnyttjas. För de krav och kriterier som kräver någon form av manuell granskning eller bedömning går man efter genomförd kontroll och utvärdering in i anbudsformulären och kompletterar med de betyg, poäng etc. som man tilldelat kriterierna. Därefter kan anbuden utvärderas automatiskt i systemet. Annan information som inte går att registrera i formulären bifogas som bilagor. Det kan t.ex. vara olika typer av intyg, tillstånd och certifikat.

E-upphandling kan också till viss del bygga på ett dokumentbaserat arbetssätt vilket betyder att informationen i förfrågningsunderlag och anbud till största delen utformas i separata dokument och bilagor som överförs elektroniskt mellan anbudsgivare och upphandlare. I dessa fall blir själva överföringen elektronisk medan granskning och utvärdering fortfarande görs manuellt eller i andra system.

Vad är det för skillnad på e-upphandling och e-handel?

Den fullständiga elektroniska upphandlings- och inköpsprocessen består av ett antal steg som visas i en översiktlig bild nedan. De olika stegen går in i varandra i ett gemensamt elektroniskt flöde. I bilden framgår även vilken typ av system eller verktyg som stödjer respektive steg. Begreppet upphandlingsprocessen, som det används i Sverige, omfattar stegen från framtagning av förfrågningsunderlag fram till och med tilldelning av kontrakt/avtal. Det är denna del av processen som enligt bilden stöds av upphandlingssystem och utgör ”e-upphandling”. Efterföljande del avser inköpsprocessen och täcker stegen från beställning fram till och med faktura och stöds av beställnings- och ekonomisystem och utgör ”e-handel”. Den gemensamma länken som knyter ihop e-upphandling med e-handel utgörs av någon form av avtalsdatabas som innehåller aktuell information om aktuella avtal och vad som kan beställas elektroniskt. Vissa system har stöd för både e-upphandling och e-handel.