Definiera verksamhetens behov

Behovsidentifiering

Planeringsstadiet inleds med att definiera verksamhetens behov för att kunna identifiera vad som ska anskaffas och under vilken tidsperiod behovet kommer att uppstå. Upphandling är aldrig ett självändamål utan ett hjälpmedel för att tillgodose ett behov som myndigheten har.

Involvera slutanvändaren

Det är mycket viktigt att slutanvändaren involveras i upphandlingen. Görs inte det finns det en risk att det som köps in inte motsvarar det behov som finns i verksamheten. Men även om den tilltänkte slutanvändaren har kännedom om det behov som ligger till grund för upphandlingen, innebär det inte att användaren alltid har kännedom om hur behovet ska tillgodoses på bästa sätt. Vid behovsanalysen bör därför fokus ligga på att klargöra behovet och inte på att hitta vilken lösning som ska levereras.

Ta hänsyn till hela myndigheten

Hela myndighetens behov bör identifieras. Det kan tänkas att olika delar av myndigheten har liknande behov. En upphandling kan då samordnas för att säkerställa att allas behov ska kunna tillfredsställas.

Vid behovsanalysen kan brukare/användare tillfrågas om vad deras behov är genom intervjuer eller enkäter.

Om upphandlingen ersätter ett tidigare avtal bör behovsanalysen innehålla en utvärdering av vad som är bra respektive dåligt i det nuvarande avtalet.

Genom att se till att det som ska upphandlas är grundat på ett verkligt behov som är väl förankrat hos användarna ökar sannolikheten att det ska bli en lyckad upphandling med god avtalstrohet.

Beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn

En upphandlande myndighet bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn om upphandlingens art motiverar detta.

Beräkna värdet

Behovsanalysen bör även innehålla en beräkning av värdet på det som kommer att köpas. Värdet kommer bl.a. att påverka vilket upphandlingsförfarande som får användas och vilka krav som ska ställas på de anbudsgivande företagen.

Upphandlingens värde kan behöva uppskattas redan i budgetprocessen. Om det som ska upphandlas inte ryms inom budgeten kan kravställningen på föremålet för upphandlingen behöva ändras för att motsvara den ekonomiska ramen alternativt att de ekonomiska förutsättningarna ändras.