Förhandling vid upphandling

Förhandling är möjlig vid alla förfaranden under tröskelvärdena. Förhandling får inte användas för att uppväga brister i ett förfrågningsunderlag.

Utgångspunkten är att leverantörer ska lämna sitt bästa anbud

En utgångspunkt vid offentlig upphandling är att leverantören i normalfallet endast har en chans att lämna sitt bästa anbud, som alltså ska ses som det slutliga erbjudandet till den upphandlande myndigheten. Leverantören ska därmed räkna med att det lämnade anbudet bli prövat och utvärderat utan justeringar, kompletteringar eller att ett mer förmånligt pris eller bättre villkor får lämnas.

Vad syftar en förhandling till?

Syftet med förhandling för den upphandlande myndigheten är att uppnå mer förmånliga anbud. Förhandlingen kan ske med en eller flera anbudsgivare som uppfyller de ställda kraven i förfrågningsunderlaget. En leverantör kan inte kräva att någon förhandling ska ske, utan förhandlingen kan endast inledas på initiativ av den upphandlande myndigheten.

Vad kan förhandlingen omfatta?

Förhandlingar kan avse alla avtalsvillkor inklusive pris i anbudet, samt mindre ändringar och anpassningar av förfrågningsunderlaget. Dock ska alltid lagens grundprinciper iakttas. Ett sätt att säkerställa kravet på likabehandling är att vid prisförhandling ge samtliga anbudsgivare möjlighet att inkomma med nya prisuppgifter.

Förhandla enbart med leverantörer som uppfyller ställda krav

Förhandling får endast ske med de leverantörer som uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.

Det är inte tillåtet att under förhandlingen frångå grundläggande krav och villkor i förfrågningsunderlaget. Det är således inte möjligt att vid förhandling efterge ett väsentligt krav som angivits i förfrågningsunderlaget. Om en sådan förändring görs av förfrågningsunderlaget kan det inte uteslutas att en leverantör, som valt att avstå från att lämna anbud på grund av att han eller hon inte anser sig kunna uppfylla de ursprungliga kraven, mycket väl skulle kunna uppfylla kraven i det reviderade förfrågningsunderlaget.

Det är inte heller möjligt att tillföra nya krav i förfrågningsunderlaget.

Förfrågningsunderlaget måste alltid vara klart, fullständigt och tydligt

Förfrågningsunderlaget ska vara så tydligt utformat att leverantören med utgångspunkt i det kan lämna ett komplett anbud. Förhandlingen ska inte ses som ett komplement till ett ofullständigt förfrågningsunderlag.

Att tänka på vid förhandling

Några bestämmelser som närmare anger hur förhandling ska ske finns inte. Utgångspunkten ska vara att en förhandling inte får innebära risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.

Under förhandlingen råder sekretess. Det innebär att ingen anbudsgivare ska få veta om förhandlingar förs med andra anbudsgivare eller eventuellt resultat av sådana förhandlingar.

Det är lämpligt att upprätta en dagordning och skicka den till anbudsgivarna inför förhandlingen. Tänk även på att dokumentera förhandlingarna genom ett förhandlingsprotokoll och övriga kontakter med anbudsgivarna genom tjänsteanteckningar.