Uppföljning av kontrakt

När du utformar förfrågningsunderlaget och kontraktsvillkoren är det viktigt att du tänker på hur kontraktet ska följas upp. Förbered kontraktsuppföljningen och reglera hur uppföljning och samverkan ska gå till så att leveranserna kan fungera på bästa sätt.

Tydligt kontrakt

En grundläggande förutsättning för att uppföljning ska vara möjlig är att kontraktsvillkoren formuleras tydligt och lämnar så lite utrymme för tolkning som möjligt.

Information om kontraktet

Om kontraktet ska användas av flera delar av myndigheten är det viktigt att kontraktet och dess innehåll sprids till alla användare. Det kan exempelvis göras genom e-post, intranät och informationsmöten. Om användarna har åtminstone grundläggande kunskaper om kontraktets innehåll, kan de uppmärksamma om leveransen avviker från vad som har avtalats.

Skapa även rutiner så att användarnas åsikter om leveransen tas till vara på ett systematiskt sätt. Det kan exempelvis göras genom att skapa en användargrupp som träffas regelbunden under kontraktsperioden. Användargruppen kan sedan fungera som kravställare vid nästa upphandling.

Kontaktpersoner

En kontaktperson från myndigheten och en från leverantören bör utses för leveransen eller uppdraget. Ibland kan det även vara lämpligt att utse särskilda personer som är ansvariga för avtalsfrågor.

Reglera hur samverkan ska ske

Det kan vara lämpligt att kontraktet reglerar hur samverkan mellan parterna ska ske. Kontraktet kan exempelvis innehålla uppgift om att avstämningsmöten ska hållas. Det kan vara lämpligt att ange

• hur ofta de ska hållas
• vad som ska avhandlas
• vilka personer som ska medverka vid mötena.

Är det frågan om ett större uppdrag kan det även vara bra att ange att leverantören löpande ska redovisa hur förberedelserna inför uppdragsstarten eller leveransen fortskrider. Det kan innebära att leverantören på ett mer detaljerat sätt än under anbudsgivningen redovisar hur uppdraget kommer att utföras. Myndigheten kan då lämna synpunkter på detta för att säkerställa en bra leverans redan från kontraktsstarten.

Fel vid leverans

Om du upplever att leveransen inte motsvarar vad som avtalats bör du i ett tidigt skede kontakta leverantören och påtala de brister som du anser finns. För att undvika missförstånd bör eventuella klagomål meddelas skriftligen. Om du väljer att hålla ett möte med leverantören bör du se till att minnesanteckningarna skrivs under även av leverantören.

Om kontraktet gäller en tjänst som ska utföras under en längre tid kan det vara klokt att samla berörda personer på myndigheten och leverantören vid ett startmöte för att träffas och gå igenom kontraktet och de förväntningar som finns.

I samband med leverans är det lämpligt att du utför en leveranskontroll.

Avser leveransen en tjänst kan leveranskontrollen t.ex. omfatta att

• målen som angivits i avtalet har uppnåtts
• tidplanen har hållits
• alla handlingar som överenskommits har överlämnats av leverantören
• material som myndigheten tillhandahållit lämnats i retur.

Avser leveransen varor kan leveranskontrollen t.ex. innebära kontroll av att

• den levererade varan – typ och kvantitet – överensstämmer med vad som avtalats och vad som anges på följesedel och beställningsunderlag
• varan har den funktion och prestanda som avtalet anger
• leveransen har utförts i tid.

Vissa kontrakt innehåller villkor om vite vid leveransförsening. Om så är fallet och försening inträffar ska vite alltid utkrävas när det är leverantören som orsakat förseningen. Att en upphandlande myndighet väljer att avstå från att begära viten, eller förhandla bort dem, kan stå i strid mot principen om transparens eller likabehandling, eftersom leverantörer kan ha valt att avstå från att lämna anbud på grund av vitesklausuler i förfrågningsunderlaget.

Prisregleringsklausuler

Längre kontrakt innehåller ofta prisregleringsklausuler. Du bör kontrollera om det finns grund för att justera priserna. Tänk på att det även kan vara frågan om sänkta priser.