Utforma ett förfrågningsunderlag

Behovsdefinieringen och marknadsundersökningen har resulterat i ett antal aspekter på varan eller tjänsten som nu ska formuleras som krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag.

Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget är det underlag som en upphandlande myndighet tillhandahåller leverantörer där förutsättningarna för upphandling framgår. Förfrågningsunderlaget innefattar alla handlingar som den upphandlande myndigheten tillhandahåller för anbudsgivningen.

Ett väl utformat förfrågningsunderlag är avgörande för att en upphandling ska bli en god affär. Förfrågningsunderlaget ska uppfylla att

• verksamhetens behov tillgodoses
• konkurrensen på marknaden utnyttjas
• upphandlingen genomförs rättssäkert och effektivt.

Utgångspunkten är att förfrågningsunderlaget ska vara klart och förståeligt. De krav som ställs ska inte vara mer omfattande än nödvändigt för den aktuella anskaffningen av varan eller tjänsten.

Förfrågningsunderlaget ska vara fullständigt och innehålla alla krav på det som upphandlas. Det ska också vara så klart och tydligt att en anbudsgivare kan förstå hur utvärderingen ska ske. Vid anbudsprövningen är det inte tillåtet att beakta något annat än vad som finns angivet i förfrågningsunderlaget.

Allmänt om krav och villkor i förfrågningsunderlag

• Krav och villkor ska formuleras klart och tydligt för att lämna minsta möjliga utrymme för tolkning.
• Krav och villkor bör formuleras på ett sådant sätt att anbudsprövningen kan göras på ett enkelt sätt.
• Krav och villkor som ställs ska vara möjliga att kontrollera och utvärdera. Krav och villkor som inte kommer att kontrolleras ska därför inte ingå i förfrågningsunderlaget.
• De krav som ställs ska kunna visas av leverantören. Den upphandlande myndigheten kan t.ex. ställa krav på att en projektledare ska ha en viss utbildning och som bevis på det kräva att ett examensbevis eller kursintyg som styrker detta bifogas anbudet.

Det är inte möjligt att alla ställda krav kan visas genom dokumentation. För vissa krav kan det i stället vara lämpligt att leverantören endast intygar att kravet är uppfyllt. Ett annat sätt kan vara att leverantören lämnar en beskrivning över hur kravet uppfylls.

• Den dokumentation och de handlingar som begärs in ska alltid vara kopplade till ett krav. Det är t.ex. inte meningsfullt att begära in en årsredovisning om det inte finns ett krav avseende exempelvis leverantörens omsättning, soliditet eller likviditet.
• Begränsa gärna kontroll av sådana handlingar som rör leverantörens lämplighet till att kontrollera handlingar från den leverantör som ska tilldelas kontrakt, alternativt de som ska förhandlas med.
• Leverantören skall ges skälig tid för att komma in med de begärda handlingarna. 

Kontraktsuppföljning

Det är viktigt att en upphandlande myndighet tänker på hur kontraktet ska följas upp redan när förfrågningsunderlaget och kontraktsvillkoren utformas. Redan i förfrågningsunderlaget kan det anges hur kontraktet är avsett att följas upp och hur samverkan ska ske. En grundläggande förutsättning för att uppföljning ska vara möjlig är att kontraktsvillkoren formuleras tydligt och lämnar så lite utrymme för tolkning som möjligt

Checklista:

• Innebär kravet eller villkoret att leverantörer från andra länder kan ha svårare att konkurrera med sina varor och tjänster än svenska företag? Vid offentlig upphandling ska företag oavsett nationellt ursprung kunna vara med och tävla om offentliga kontrakt.
  
  
• Är kravet eller villkoret utformat på ett sätt som särskilt gynnar ett visst företag? Syftet med upphandling är att göra det möjligt för företag att tävla om offentliga kontrakt på lika villkor.
  
  
• Är krav och villkor proportionella och relevanta i förhållande till det som upphandlas? Omfattande krav eller krav som inte har en naturlig anknytning till det som ska upphandlas ska inte ställas eftersom det i onödan kan försvåra för leverantörer att delta i upphandlingen.
• Är kraven och önskemålen redovisade på ett tydligt och förståeligt sätt? Otydliga krav eller villkor innebär risk för att problem och merarbete uppstår vid upphandlingen. Dessutom kan leverantörer välja att avstå från att lämna anbud om förfrågningsunderlaget inte är förståeligt.
• Är upphandlingen förutsebar? En anbudsgivare som lämnar ett anbud ska kunna förstå hur anbudet kommer att utvärderas.

Följande kan ingå i ett förfrågningsunderlag

För överskådlighetens skull kan det vara lämpligt att dela upp förfrågningsunderlaget i olika avsnitt. Förfrågningsunderlaget består ofta av följande delar:

• En allmän orientering om upphandlingen
• Administrativa villkor för upphandlingens genomförande
• Krav på leverantören
• Anbudsutvärdering (lägst pris eller ekonomiskt mest fördelaktigt) samt tilldelningskriterier
• Krav på varan, tjänsten eller byggentreprenaden (även benämnd teknisk specifikation eller kravspecifikation) som beskriver upphandlingsföremålet
• De kommersiella villkor som ska gälla under kontraktstiden.

Undvik att skriva samma eller liknande saker på flera ställen. Dels blir förfrågningsunderlaget då onödigt omfattande, dels finns en risk för motstridigheter.

Allmän orientering

I detta avsnitt ska läsaren få en överblick över upphandlingen. Följande uppgifter kan ingå:

• Verksamheten som upphandlingen avser
• Upphandlande myndighet
• Kontaktpersoner eller ombud
• Sammanfattning av det som upphandlas

Administrativa villkor

• I detta avsnitt ställs olika krav på upphandlingens formella delar. När den upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska den också ta hänsyn till hur lång tid anbudsgivaren behöver för att utarbeta ett anbud. För upphandlingar som inte omfattas av direktivet ska anbudsgivare ges skälig tid för att lämna anbud. När den upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska de ta hänsyn till hur lång tid anbudsgivaren behöver för att utarbeta ett anbud. Tiden för att komma in med anbudsansökningar får dock aldrig vara kortare än 10 dagar från den dag då ansökningsinbjudan blev publicerad .

Förutsättningarna för att lämna anbud eller anbudsansökan ska vara desamma för alla. För att ge alla samma förutsättningar kan en sista dag för att presentera svar, förtydliganden och kompletteringar anges i förfrågningsunderlaget. Alla anbudsgivare eller anbudssökande får därmed ta del av eventuell kompletterande information samtidigt.

Av förfrågningsunderlaget ska det även framgå om ett anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

Följande uppgifter kan ingå:

• Anbudets form, innehåll och språk
• Sista anbudsdag
• Information om vilket upphandlingsförfarande som används
• Anbudets giltighetstid
• Anbudsmärkning och adress
• Anbudsöppning

Krav på leverantören

I detta avsnitt anges under vilka förutsättningar en leverantör utesluts från upphandlingen och vilka krav en leverantör ska uppfylla för att kvalificera sig till upphandlingen.

En upphandlande myndighet är skyldig att utesluta en leverantör om de i lagen angivna omständigheterna föreligger. Det kan därför vara lämpligt att ange detta i förfrågningsunderlaget för att säkerställa att leverantörer inte lämnar anbud i upphandlingar där det saknas förutsättningar för att pröva leverantörens anbud.

Det finns även ett antal förutsättningar som medför att en leverantör får uteslutas , t.ex. att leverantören har gått i konkurs eller att leverantör inte har fullgjort sina åliggande avseende skatter och socialförsäkringsavgifter . Uppgifter om en leverantör sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter ska hämtas från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten av den upphandlande myndigheten, dvs. dessa uppgifter ska inte krävas från leverantörer.

Vad avser kvalificering av leverantör listas dessa krav lämpligen i ett sammanhang i förfrågningsunderlaget. Detta underlättar för leverantörerna som på ett enklare sätt kan avgöra om kvalifikationskraven kan uppfyllas. Om en leverantör inte uppfyller kvalifikationskraven får denna inte tilldelas kontraktet, förutom om kraven kan uppfyllas genom att åberopa andra företags kapacitet.

Följande uppgifter kan ingå i avsnittet Krav på leverantören:

• Uteslutning av leverantör
• Uteslutning enligt LOU 10 kap 1 §
• Uteslutning enligt LOU 10 kap 2 §
• Kvalificering av leverantör
• Teknisk och yrkesmässig kapacitet samt möjlighet att åberopa andra företags kapacitet
• Ekonomisk ställning

Exempel på kvalifikationskrav är

• teknisk och yrkesmässig kapacitet
• tillämpning av tekniska standarder, t.ex. Europastandarder
• användbarhets- och tillgänglighetskrav
• prestanda
• säkerhetsnivå
• krav på hur åtagandet ska genomföras, t.ex. när det gäller rapportering, avvikelsehantering, kontaktvägar, beslutsnivåer m.m.
• förteckning över utförda uppdrag (referenser).

Anbudsutvärdering

I detta avsnitt beskrivs vilken tilldelningsgrund och vilka tilldelningskriterier som ska användas. Det finns två tilldelningsgrunder att välja mellan. Antingen ska det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det anbud som har lägst pris vinna upphandlingen. Du får välja fritt vilken tilldelningsgrund du vill tillämpa.

Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska myndigheten ta hänsyn till olika tilldelningskriterier. Vilka kriterier du avser att använda ska anges i förfrågningsunderlaget.

Tilldelningskriterierna exemplifieras i LOU och är t.ex.

• pris
• leverans- eller genomförandetid
• miljöegenskaper
• driftkostnader
• kostnadseffektivitet
• kvalitet
• estetiska egenskaper
• funktionella egenskaper
• tekniska egenskaper
• service och tekniskt stöd.

Dessa kan kompletteras och ersättas med andra, under förutsättning att de har anknytning till den vara eller tjänst som upphandlingen avser. Krav och villkor som ingår i leverantörskvalificeringen ska däremot inte utvärderas som tilldelningskriterier. I förfrågningsunderlaget ska du antingen ange tilldelningskriteriernas vikt i förhållande till varandra eller deras inbördes rangordning.

Följande klausuler kan ingå:

• Grund för tilldelning av kontrakt:
  lägst anbudspris eller
  ekonomiskt mest fördelaktiga anbud.
• Tilldelningskriterier, t.ex.
  pris
  leveranstid eller tid för genomförande
  miljö
  egenskaper
  driftkostnader
  kostnadseffektivitet
  kvalitetestetiska, funktionella och tekniska egenskaper
  service och tekniskt stöd.
• Kriterieviktning:
  viktning (får anges i intervall) eller
  prioritetsordning.

Elektronisk auktion

En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion där vid en upprepad process och hjälp av elektroniskt medel man presenterar nya lägre priser/och eller nya värden för vissa delar av anbuden, vilken genomförs efter en första fullständig utvärdering av anbuden och möjliggör rangordning på grundval av automatiska utvärderingsmetoder. Följaktligen kan vissa tjänstekontrakt och vissa byggentreprenadkontrakt som innehåller vissa intellektuella prestationer, såsom projekteringen av byggentreprenader, inte bli föremål för elektronisk auktion.

Om en upphandlande myndighet avser genomföra en elektronisk auktion ska

följande framgå av förfrågningsunderlaget:

1. de delar av anbuden, vars värden kan kvantifieras och uttryckas i siffror eller procenttal, som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen,
2. de eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för upphandlingen,
3. vilka uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer att ske,
4. relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen,
5. på vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud, däribland de minsta skillnader mellan anbuden som kan ha bestämts, och
6. relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om anslutningen till denna utrustning.

Krav på varan, tjänsten eller byggentreprenaden (teknisk specifikation)

I detta avsnitt, som ofta även benämns kravspecifikation, beskrivs det som ska upphandlas, dvs. varan eller tjänsten som ska köpas in. Ett sätt att utforma kraven i den tekniska specifikationen är att ange detaljerade specifikationer avseende varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras. Ett annat sätt är att den funktion och de mål som ska uppnås beskrivs. Genom att upphandlande myndighet utformar funktionella krav ges leverantören ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Även om tillvägagångssättet inte anges detaljerat bör den upphandlande myndigheten noga precisera vilket resultat som ska uppnås. Om alla krav på varan eller tjänsten samlas under detta avsnitt är det enkelt för leverantören att överblicka vad som efterfrågas.

En teknisk specifikation får inte innehålla hänvisning till ursprung, tillverkning, varumärke etc. om detta kan leda till att vissa företag gynnas eller missgynnas. Om det inte är möjligt att beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt preciserat och begripligt utan sådana hänvisningar ska kravet följas av orden "eller likvärdigt".

Kommersiella villkor

I detta avsnitt stadgas olika kommersiella villkor. Det är ofta lämpligt att sammanställa dessa villkor i ett kontraktsförslag som följer med förfrågningsunderlaget. Ett färdigt kontraktsförslag kan medföra tidsbesparingar och förenklingar för upphandlande myndighet, och kan innebära en trygghet för leverantören som vet vilka skyldigheter samarbetet med myndigheten kommer att innebära.

Följande klausuler kan ingå i kontraktsförslaget:

• Avtalsparter
• Avtalsperiod med angivande av eventuell förlängningsmöjlighet
• Leveransvillkor
• Kontaktpersoner
• Pris
• Prisjustering
• Betalningsvillkor
• Faktureringsvillkor
• Ansvar/försäkring
• Överlåtelse av avtal
• Force majeure
• Viten och skadestånd
• Hävning
• Tvist
• Avtalshandlingars inbördes rangordning
• Ändringar och tillägg under avtalstiden
• Avtalets ikraftträdande

Övrigt

Följande kan bifogas till förfrågningsunderlaget:

Checklista

En checklista innehållande de dokument som ska bifogas till anbudet underlättar för leverantörer som ska lämna anbud.

Anbudsformulär

Ett anbudsformulär som innehåller allt som leverantören ska besvara kan underlätta leverantörens arbete med att bifoga alla efterfrågade uppgifter.