Utvärdering

Utvärdering är ett viktigt instrument för att utveckla och förbättra upphandlingen för att uppnå den goda affären.

Med utvärdering avses en systematisk efterhandsbedömning av utfallet av en genomförd upphandling. Syftet med utvärdering är framåtsyftande – att utveckla och förbättra upphandlingsrutinerna inför framtida upphandlingar. (Att följa upp kontraktet avseende att avtalad tjänst eller vara levereras beskrivs i steget Uppföljning).

Utvärderingen kan avse olika aspekter av en upphandling, exempelvis

• i vilken utsträckning upphandlingen har uppfyllt verksamhetens behov
• hur tydligt och förståeligt förfrågningsunderlaget har varit för leverantörer
• hur effektiv konkurrensen blivit vid upphandlingen
• hur den valda utvärderingsmodellen har fungerat etc.
• att upphandlingen har följt lagbestämmelser och interna riktlinjer på den upphandlande myndigheten

Beroende på vad utvärderingen ska omfatta kan utvärderingen involvera såväl den verksamhet som ska använda varan eller tjänsten som upphandlingsfunktionen, ledning och leverantörer. Av samma skäl kan tidpunkten för utvärderingen variera beroende på vad som ska utvärderas.

Utvärderingen kan ske utifrån

a) hur de på förhand fastställda målen uppnås eller
b) hur upphandlingen har fungerat och fallit ut.

En dokumenterad utvärdering kan innehålla följande delar:
1. Vad ska mätas?
1.1 Syftet med mätningen
1.2 Identifiering av kvalitetsfaktorer
1.3 Övriga frågor
2. Hur ska vi mäta?
2.1 Kvalitativ eller kvantitativ mätning?
2.2 Insamlingstekniker
2.3 Urval3. Samla in data
3.1 Beräkna tidsåtgång
3.2 Planera för oförutsedda händelser
3.3 Få hög svarsfrekvens – skicka påminnelser
4. Sammanställ och analysera
4.1 Sammanställ data
4.2 Analysera och tolka data
4.3 Jämför med ev. fastställda mål
4.4 Dra slutsatser, ta fram åtgärdsförslag
4.5 Presentera resultat
5. Åtgärda och kontrollera
5.1 Revidera ev. kvalitetsmål, mål och delmål
5.2 Genomför åtgärdsförslag
5.3 Synliggör förändringar
5.4 Kontrollera genomförda åtgärder

En systematisk utvärdering är i många fall en praktisk förutsättning för att höja upphandlingsverksamhetens kvalitet och resultat. Det kan vidare vara en grund för att formulera kvalitativa mål och riktlinjer för upphandlingsverksamheten för att i slutändan skapa ökad nytta för slutanvändaren och att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara.