Välj upphandlingsförfarande

Utgångspunkten är att välja det förfarande som på enklast sätt uppfyller det aktuella behovet med bästa affärsmässiga resultat.

När behöver du inte upphandla enligt LOU?

LOU gäller inte för alla anskaffningar. Exempel på undantag är:

• förvärv av fastighet
• förvärv av hyresrätt
• forsknings- och utvecklingstjänster (det finns dock undantag vid vilka LOU gäller)
• anställningar.

se samtliga undantag

Även om LOU inte gäller bör ändå konkurrensen på marknaden utnyttjas för att skattebetalarnas pengar ska användas på ett så effektivt sätt som möjligt.

---

Olika sätt att anskaffa under tröskelvärdena

Vid anskaffning under tröskelvärdena finns det flera olika sätt för upphandlande myndigheter att gå till väga, nämligen:

• avrop från ramavtal
• förenklat förfarande
• urvalsförfarande
• direktupphandling
• projekttävling
• konkurrenspräglad dialog

---

Beräkna värdet av det som ska anskaffas

Värdet av det som ska anskaffas har betydelse för vilket förfarande som kan användas:

• Om värdet uppgår till högst ca 284 000 kronor (för 2012 års tröskelvärden) är direktupphandling möjlig att göra. Vid beräkning av beloppsgräns vid direktupphandling ska alla upphandlingar av samma slag under räkenskapsåret räknas ihop. Beloppsgränsen gäller för all typ av upphandling, dvs. byggentreprenader, varor och tjänster.
• Om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdena ska andra upphandlingsförfaranden användas (dessa beskrivs dock inte i denna steg-för-steg-beskrivning).

Upphandlingens värde ska beräknas för avtalets hela löptid exklusive moms. Även eventuella optioner och förlängningsklausuler ska räknas in som om de kommer att utnyttjas. Upphandlingen får inte delas upp i syfte att komma under tröskelvärdet.

• Tröskelvärdet för varor och tjänster för statliga myndigheter ligger på 1 233 401 kronor.
• Tröskelvärdet för varor och tjänster för övriga upphandlande myndigheter är 1 897 540 kronor.
• Tröskelvärdet för byggentreprenader är 47 438 500 kronor.

A- eller B-tjänster

Ska en tjänst upphandlas måste det avgöras om det rör sig om A- eller B-tjänster. En upphandling som avser både A- och B-tjänster ska anses tillhöra den kategori som är värdemässigt störst.

Skillnaden mellan A-tjänster och B-tjänster är att A-tjänster anses vara mer lämpade för handel mellan medlemsstater än B-tjänster. Klicka här för att se en förteckning över A-tjänster respektive B-tjänster.

---

Välj sättet att anskaffa

Generellt gäller nedanstående ordning vid anskaffning:

• Använd ramavtal om ett sådant finns för det aktuella behovet
• Gör en direktupphandling om det är tillåtet
• Förenklat förfarande eller urvalsförfarande
• Konkurrenspräglad dialog om inte förenklat förfarande eller urvalsförfarande medger tilldelning av kontrakt .

---

Finns det något ramavtal?

Undersök först om ett ramavtal som täcker det aktuella behovet finns. Att använda sig av ett ramavtal innebär i de flesta fall fördelar jämfört med att genomföra upphandlingen själv, framförallt sparas tid och de ekonomiska villkoren kan vara mer fördelaktiga.

Det är inte ovanligt att upphandlande myndigheter har interna regler som anger att ramavtal alltid ska användas om sådana finns. Statliga myndigheter ska alltid använda ramavtal som slutits av den statliga inköpssamordningen, om inte annan form av avtal sammantaget är bättre för det aktuella behovet. Läs mer på avropa.se

Hur avropet ska genomföras framgår vanligtvis i ramavtalet. Det finns två typer av ramavtal, nämligen

• samtliga villkor fastställda
• förnyad konkurrensutsättning.

Fastställda villkor

I ramavtal med samtliga villkor fastställda finns en fördelningsnyckel. Det är vanligt att använda en fördelningsnyckel som innebär en rangordning mellan leverantörerna där den leverantör som står överst ska tillfrågas först. Om den leverantören inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris (eller till övriga villkor) som är avtalat ska nästföljande leverantör tillfrågas. I ramavtalet kan det finnas angivet under vilka förutsättningar en leverantör har rätt att tacka nej till ett avrop.

Om ramavtal enbart har slutits med en leverantör kan avrop ske direkt hos avtalad leverantör enligt avtalsvillkoren.

Förnyad konkurrensutsättning

I ramavtal med förnyad konkurrensutsättning är ett eller flera villkor inte fastställda, vanligtvis är priset ett sådant villkor.

En förnyad konkurrensutsättning innebär att alla ramavtalsleverantörer inbjuds att lämna ett nytt anbud. Du som inköpare ska skicka ut en anbudsbegäran till alla listade ramavtalsleverantörer. Denna anbudsbegäran ska innehålla information om vad som ska upphandlas. Du behöver inte kontakta de ramavtalsleverantörer som inte har möjlighet att leverera.

I förfrågningsunderlaget till ramavtalsupphandlingen ska det anges vilka tilldelningskriterier som är valda. Villkoren som ska gälla vid den nya konkurrensutsättningen får om nödvändigt preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor än de som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet

Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt underrätta anbudssökanden och anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt och om skälen för beslutet. Det finns inget krav på att iaktta en avtalsspärr vid förnyad konkurrenssättning . Däremot finns möjlighet för en upphandlande myndighet att frivilligt iaktta avtalsspärr och på så sätt försäkra sig om att det avtal som därefter ingås inte kommer att kunna ogiltigförklaras .

---

Direktupphandling

Vid direktupphandling finns det inga lagbestämmelser om hur upphandlingen ska ske, såsom t.ex. krav på annonsering eller inhämtande av anbud i en viss form .

En direktupphandling kan därför ske på många olika sätt, exempelvis köp i butik eller ett mer omfattande förfarande som kan innefatta att anbud inhämtas från en eller flera leverantörer.

Ofta har upphandlande myndigheter interna riktlinjer för hur direktupphandling ska genomföras.

Anbud kan lämnas både muntligt och skriftligt. Anbud kan även lämnas genom elektroniskt överföring eller på ett annat sätt .

För att undvika missförstånd är det lämpligt att leverantörerna lämnar skriftliga anbud innehållande priser och andra eventuella villkor. När myndigheten har valt leverantör kan myndighetens skrivelse tillsammans med leverantörens anbud utgöra grunden för ett enklare kontrakt.

Om myndigheten har ett återkommande behov av mindre anskaffningar kan ett alternativ till att göra flera direktupphandlingar vara att upphandla ett ramavtal.

Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till upphandlingslagstiftningens grundläggande principer, det vill säga principerna om likabehandling och icke-diskriminering, öppenhetsprincipen, principen om ömsesidigt erkännande och proportionalitetsprincipen.

Upprätthåll konkurrensen

Det finns inget krav på att annonsering ska ske vid en direktupphandling. Att annonsera eller att begära in anbud från flera leverantörer vid direktupphandling innebär emellertid att myndigheten kan utnyttja konkurrensen på marknaden på ett bättre sätt, vilket ofta kan medföra fördelaktigare pris eller villkor.

Direktupphandling får användas i följande fall:

• Om kontraktets värde inte överstiger ca 284 000 kronor (alla upphandlingar av samma slag under räkenskapsåret ska räknas samma).
• Om förutsättningarna för förhandlat förfarande utan annonsering är uppfyllda LOU 4 kap. 5-9 §§.
• Om det finns synnerliga skäl

Fast beloppsgräns

Direktupphandling får användas om kontraktets värde inte överstiger 15 % av tröskelvärde för kommuner vid upphandling av varor och tjänster, som i dag uppgår till 1 897 540 kronor, dvs. ca 284 000 . Denna beloppsgräns gäller för upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader. Observera att alla upphandlingar av samma slag under ett räkenskapsår ska räknas samman.

Direktupphandling när förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda.

Vid några särskilt definierade situationer får upphandlande myndighet göra en direktupphandling, se närmare LOU 4 kap. 5-9 §§. Några av dessa situationer är:

• Vid ett annonserat förenklat förfarande lämnades inga anbud alls eller inga lämpliga anbud. En förutsättning för begäran om anbud utan föregående annonsering är att kontraktsvillkoren i förfrågningsunderlaget inte förändras väsentligt.
• När det gäller varor som framställs för bland annat forskningsändamål under förutsättning att framställningen inte sker i vinstsyfte eller för att täcka forsknings- eller utvecklingskostnader.
• Det som upphandlas kan endast levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt.
• Vid ytterligare leveranser från en ursprunglig leverantör om leveransen är avsedd som en delersättning för en tidigare leverans eller ett tillägg till en tidigare leverans. En förutsättning för att få begära in anbud utan föregående annonsering är i denna situation att ett byte av leverantör skulle medföra oskäliga tekniska eller ekonomiska olägenheter.
• När det är möjligt att göra förmånliga köp pga att en leverantör gått i konkurs eller liknande.

Synnerliga skäl

Direktupphandling får även ske när synnerliga skäl föreligger. Synnerliga skäl avser bland annat oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd beroende på dålig planering medför inte att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling.

Ytterligare ett exempel på synnerligt skäl är köp av hälso- och sjukvårdstjänster om relationen mellan vårdgivare och vård- och omsorgstagare skulle störas och vården eller omsorgen därmed försämras .

Annonsera om förhandsinsyn vid direktupphandling

Krav på avtalsspärr gäller inte vid direktupphandling men det finns en möjlighet för upphandlande myndigheter som vill direktupphandla ett kontrakt att genom frivillig förhandsinsyn tillämpa en särskild avtalsspärr på 10 dagar för att försäkra sig om att det avtal som ingås inte senare kan komma att ogiltigförklaras .

Det kan vara lämpligt för en upphandlande myndighet som inte känner sig säker på om rätt bedömning har gjorts om möjligheterna att göra en direktupphandling att välja att göra en förhandsinsyn.

---

Förenklat förfarande eller urvalsförfarande?

Dessa olika förfaranden har olika för- och nackdelar.

Om du tror att väldigt många leverantörer kommer att lämna anbud är urvalsförfarande lämpligt. Vid urvalsförfarande ansöker leverantörer om att få lämna anbud och den upphandlande myndigheten får bestämma hur många leverantörer som kvalificerar sig och som sedan får inbjudan att lämna anbud.

Vid förenklat förfarande måste samtliga anbud prövas vilket kan innebära en större resursåtgång samtidigt som upphandlingen kan genomföras under en kortare tidsperiod.

---

Urvalsförfarande

Urvalsförfarande sker i följande steg:

1. Vid urvalsförfarande ska myndigheten först publicera en ansökningsinbjudan i vilken det ska framgå hur anbudsansökan ska lämnas in och den dag då ansökan senast ska ha kommit in. Den upphandlande myndigheten får i ansökningsinbjudan ange hur många leverantörer som kommer att bjudas in att lämna anbud och på vilka kriterier dessa leverantörer väljs ut. Alla intresserade leverantörer får därefter ansöka om att få lämna anbud.
2. De leverantörer som kvalificerar sig bjuds därefter in att lämna anbud. När dessa anbud kommer in ska de utvärderas.
   
   När upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska myndigheten ta hänsyn till hur lång tid leverantören behöver för att utarbeta en anbudsansökan eller ett anbud. Tidsfristen för att ansöka om att få lämna anbud får dock aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan blev publicerad. De anbudssökande som väljs ut för att lämna anbud ska därefter ges skälig tid för att lämna anbud på samma sätt som vid förenklat förfarande (se nedan). Efter en kvalificering av leverantörerna och en utvärdering av anbuden får upphandlande myndighet bjuda in en eller flera anbudsgivare till förhandling.
3. Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de besluten som har fattats om att tilldela kontrakt och om skälen för besluten . I underrättelsen ska myndigheten ange den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr ).

---

Förenklat förfarande

Förenklat förfarande innebär att upphandlingen ska annonseras och att alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Det ska framgå av förfrågningsunderlaget om anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

Efter en kvalificering av leverantörerna och en utvärdering av anbuden får upphandlande myndighet bjuda in en eller flera anbudsgivare till förhandling.

Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud. När upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara ska de ta hänsyn till hur lång tid leverantören behöver för att utarbeta ett anbud.

Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att tilldela kontrakt och om skälen för besluten . I underrättelsen ska myndigheten ange den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr ).

---

Konkurrenspräglad dialog

Konkurrenspräglad dialog får användas vid upphandling under tröskelvärdena och av B-tjänster om inte förenklat förfarande eller urvalsförfarande medger tilldelning.

Konkurrenspräglad dialog får användas vid tilldelning av särskilt komplicerade kontrakt. För att ett kontrakt ska anses komplicerat krävs att den upphandlande myndigheten objektivt sätt t.ex. inte kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose myndighetens behov eller mål eller inte kan ange den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt .

Exempel på komplicerade kontrakt är större integrerade projekt för transportinfrastruktur, stora datanät eller projekt som omfattar komplicerad och strukturerad finansiering vars ekonomiska och rättsliga upplägg inte kan fastställas i förväg .

Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att tilldela kontrakt och om skälen för besluten . I underrättelsen ska myndigheten ange den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr ).