Är upphandlingen intressant?

När du hittat en upphandling som verkar intressant är det dags att läsa igenom förfrågningsunderlaget för att kunna avgöra om upphandlingen kan leda till en bra affär.

Avgör om du ska lämna anbud

En viktig sak att tänka på vid offentlig upphandling är att affärer endast får göras med leverantörer som uppfyller alla ställda krav. Oavsett hur attraktivt anbudet är i övrigt får det alltså endast godtas om alla krav är uppfyllda.

Kraven kan avse

• formerna kring upphandlingen, t.ex. när och hur anbudet ska lämnas samt anbudets giltighetstid
• leverantören, t.ex. att skatter är betalda, ekonomisk ställning och personalens erfarenhet och kompetens
• varan eller tjänsten, t.ex. kvalitet, funktion och andra egenskaper.

Läs igenom förfrågningsunderlaget och besvara följande frågor:

• Är kraven möjliga att uppfylla?
• Kan du utifrån tilldelningskriterierna lämna ett konkurrenskraftigt anbud?
• Är volymen intressant? Vissa upphandlingar är utformade på ett sådant sätt att anbudsgivaren kan lägga anbud på en eller flera delar av upphandlingen.
• Är det geografiska läget passande?
• Är den upphandlande myndigheten intressant som kund?
• Är kontraktsperioden passande?
• Är nivån för en eventuell prisjustering rimlig?
• Finns kapacitet att leverera den efterfrågade volymen?
• Finns kapacitet för att betala ett eventuellt vite?
• Är vinnande leverantör garanterad att få leverera allt eller ska flera leverantörer dela på leveransen?
• Finns tid och resurser för att utarbeta ett konkurrenskraftigt anbud?

Grunder för tilldelning av kontrakt

Det finns två olika grunder för tilldelning av kontrakt. Vilken grund som används ska anges i annonsen eller i förfrågningsunderlaget. De möjliga tilldelningsgrunderna är:

• Lägst anbudspris. Av de anbud som uppfyller alla krav ska det anbud som har lägst pris väljas.
• Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Av de anbud som uppfyller alla krav ska det anbud som bäst motsvarar tilldelningskriterierna väljas. När utvärderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud används, anger den upphandlande myndighet i förfrågningsunderlaget vilka kriterier som gäller för tilldelning.

Ta ställning till om vald grund för tilldelning av kontrakt passar ditt företag. Om du till exempel har möjlighet att erbjuda ett relativt lågt pris är det fördelaktigt för dig om grunden lägst anbudspris är vald, under förutsättning att du i övrigt kan uppfylla de ställda kraven.

Är grunden ekonomiskt mest fördelaktig har den upphandlande myndigheten möjlighet att värdesätta annat än priset på varan eller tjänsten.

Tilldelningskriterier

Exempel på tilldelningskriterier vid ekonomiskt mest fördelaktiga anbud

• pris
• leveranstid eller tid för genomförande
• miljöegenskaper
• driftkostnader
• kostnadseffektivitet
• kvalitet
• estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
• service och tekniskt stöd.

Kriterieviktning

Under tröskelvärdet
När det gäller upphandling under tröskelvärdet får den upphandlande myndigheten välja mellan viktning, viktning med intervall eller prioritetsordning. Vald modell ska framgå i annonsen, i förfrågningsunderlaget eller i ansökningsinbjudan.