Återkoppla

Att hålla en nära kontakt med din kontaktperson hos kunden minskar risken för att problem uppstår och ökar chansen att kunden förblir nöjd.

Leveransuppföljning

Samverkan mellan parterna kan vara reglerat i kontraktet, t.ex.

• hur ofta möten ska hållas
• vilka som ska delta och
• vad som ska avhandlas.

Finns inte några klausuler om detta i kontraktet får du tillsammans med kunden komma överens om hur ofta ni ska stämma av samarbetet. Det kan vara passande att vid kortare leveranser stämma av med kunden i början av en leverans och efter varje avslutad leverans. Löper leveransen under en längre tid behöver avstämning göras med jämna mellanrum.

Förmedla dina samlade åsikter kring samarbetet när kontraktstiden löper ut för att kunden ska kunna ta med sig det dessa inför nästa upphandling.

Reklamationer

En tät kontakt med kunden ökar förutsättningarna för ett problemfritt samarbete eftersom du tidigt kan fånga upp eventuellt missnöje och åtgärda det. Ibland uppstår dock ändå problem och hur du löser dessa kan ha stor betydelse för hur nöjd kunden är med dig som leverantör.

Håll kunden uppdaterad

Var flexibel när det gäller mindre önskemål men kom ihåg vad ni har skrivit kontrakt om. Låt kunden få veta vad eventuellt extraarbete kostar för att undvika en överraskning när fakturan anländer.

Statistik till kunden

Det är vanligt att det i kontraktet ingår att tillhandahålla statistik till kunden över hur mycket som har levererats under varje period och till vilken kostnad. Därför är det bra om du samlar dessa uppgifter på ett sådant sätt att du lätt kan meddela kunden.

Kvalitetssäkring

Försäkra dig om att dina medarbetare arbetar enligt uppställda kvalitetskriterier för att upprätthålla den i kontraktet överenskomna kvalitetsnivån. Dokumentera eventuellt kvalitetssäkrande arbete som ligger utöver kontrakterad nivå och återkoppla gärna till kunden.