Kolla upp marknaden

Identifiera de kommuner, landsting eller statliga myndigheter som kan tänkas vara i behov av dina varor eller tjänster och undersök hur dessa varor eller tjänster brukar upphandlas.

Jämlika konkurrensmöjligheter

Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att alla leverantörer ska behandlas lika, det vill säga att alla ges samma förutsättningar att delta. Därför iakttar upphandlande myndigheter ofta en viss försiktighet vid dialog med leverantörer, särskilt under upphandlingsfasen och den närmaste tiden innan. Om en leverantör får för stor påverkan på förfrågningsunderlagets utformning kan det nämligen innebära en särbehandling av en leverantör, vilket i sin tur kan leda till att upphandlingen behöver rättas eller göras om.

Ta kontakt

Upphandlande myndigheter är angelägna om att det skapas en effektiv konkurrens vid upphandlingar. Därför är det inte ovanligt att upphandlande myndigheter anordnar informationsträffar där planerade upphandlingar presenteras. Om inga informationsträffar är planerade kan du framföra önskemål om sådana.

I kontakt med den upphandlande myndigheten kan du få reda på

• när eventuella nuvarande kontrakt löper ut
• när nästa upphandlingsprocess ska inledas
• vem som i dagsläget har kontrakt (du kan begära ut en kopia av kontraktet) och
• vilken prisnivån är.

Denna information finns ibland även tillgänglig på den upphandlande myndighets webbplats.

Marknadsför dina produkter

Marknadsföring är en del av företagens vardag. Det är inte fel att mellan upphandlingarna kontakta beställare på upphandlande myndigheter och presentera sin verksamhet och utförda eller pågående kontrakt. En aktiv dialog är lärorik för båda parter. Kontakterna måste naturligtvis skötas professionellt så att dessa inte uppfattas som otillbörliga. De upphandlande myndigheterna är alltid måna om att kontakterna inte ska uppfattas som en förhandling eller att en upphandling påbörjats. Det innebär att företagen måste respektera om den upphandlande myndigheten meddelar att kontakter för tillfället är olämpliga.

För att kunna marknadsföra din vara eller tjänst gäller det att vara ute i rätt tid, inte för tidigt när planerna på en ny upphandling ligger långt fram i tiden och inte heller för sent när den upphandlande myndigheten redan har gjort en behovsanalys och har bestämt kraven på det som ska upphandlas.

Ta del av genomförda upphandlingar

Om du är en ny aktör inom upphandling kan det vara lärorikt att ta del av upphandlingsdokument från tidigare genomförda upphandlingar. Gör detta för att bilda dig en uppfattning om vad som efterfrågas och vilka krav som ställts i en upphandling av den vara eller tjänst du säljer. Normalt är förfrågningsunderlag en offentlig handling, därför kan du begära ut handlingarna från upphandlande myndighet genom att ringa eller e-posta. Hur lång tid det tar att få dokumenten varierar, men en begäran att få ut kopior av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. En avgift kan dock tas ut för att kopiera och skicka handlingarna.

När du granskar förfrågningsunderlag bör fokus ligga på

• vilka krav (eller ska-krav) som ställs på leverantören och varan eller tjänsten
• vilka tilldelningskriterier (eller bör-krav) som angetts
• vilka dokument som begärts in.

När du granskar det vinnande anbudet bör fokus ligga på

• vilket pris som erbjudits
• hur andra eventuella tilldelningskriterier har uppfyllts.