Skriv anbud

När du bestämt dig för att lämna ett anbud och fått svar på dina eventuella frågor är det dags att börja sammanställa ditt anbud.

Lämna ditt bästa anbud

Lämna dina bästa villkor direkt. Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren endast har en chans att lämna sitt anbud. Förhandling är möjlig vid alla förfaranden under tröskelvärdena förutom konkurresnpräglad dialog och vid förhandlat förfarande, men förhandling får dock enbart ske på den upphandlande myndighetens initiativ. Räkna därför inte med att någon förhandling kommer att ske.

Lämna inte reservationer på ställda krav i förfrågningsunderlaget. Ställ i stället frågor till den upphandlande myndigheten för att få reda på hur du ska utforma ditt anbud utan att behöva lämna någon reservation.

Var noga med att besvara alla krav i förfrågningsunderlaget så att det framgår att alla krav uppfylls. Var även noga med att beskriva hur du kan uppfylla tilldelningskriterierna för att få bästa möjliga utfall i utvärderingen.

Lämna ett korrekt och fullständigt anbud

Lämna korrekta och kompletta upplysningar från början. Den upphandlande myndigheten har inte någon skyldighet att låta dig göra någon form av rättning eller komplettering, var därför noga med att anbudet är korrekt och komplett vid inlämningen. Det är inte ovanligt vid upphandlingar att det lämnas ofullständiga anbud som måste förkastas. Ta dig därför tid att kontrollera anbudet innan det lämnas.

Utformning

Följ anvisningarna för att lämna anbudet! Exempelvis:

• använd anbudsformulär om det finns bifogat i förfrågningsunderlaget
• märk samtliga sidor med sidnummer och med företagsnamn, t.ex. i sidfoten eller med en stämpel
• lämna anbudet i det antal exemplar som angivits i förfrågningsunderlaget
• signera samtliga dokument som ska signeras
• underteckna anbudet
• skicka med en elektronisk kopia, t.ex. en cd-romskiva eller ett USB minne om det efterfrågas
• märk kuvertet på anvisat sätt, ofta ska anbud lämnas i kuvert utan företagsinformation
• lämna anbudet via en elektronisk plattform om det är möjligt.

Sekretess kring anbudet

Absolut sekretess gäller till dess att ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt, eller om att avbryta upphandlingen. Det innebär att inga uppgifter om lämnade anbud får ges av den upphandlande myndigheten.

När upphandlingen avslutats är huvudregeln att anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga, upphandlingssekretessen hävs. Endast i de särskilda situationer som anges i lagstiftningen får uppgifter hos myndigheter även fortsättningsvis sekretessbeläggas, exempelvis:

• uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgift röjs
• om det allmänna kan antas lida skada om uppgifter röjs.

Priset i det vinnande anbudet kan normalt inte sekretessbeläggas.

Du som anbudsgivare kan ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas, men myndigheten gör oavsett det en självständig prövning i varje enskilt fall.

Om en grund för sekretess föreligger eller inte, ska alltid prövas vid en begäran om att få ut allmänna handlingar.

Inlämning

För sent inlämnade anbud får inte prövas. Ta därför reda på när receptionen stänger om anbudet ska lämnas personligen eller via bud.

Den upphandlande myndigheten bestämmer på vilket sätt som anbuden ska lämnas. Har det angetts att anbudet ska lämnas som brev kan du t.ex. inte kräva att få lämna ditt anbud via e-post.

Skicka anbudet med tidsmarginal! Det är ditt ansvar om anbudet blir försenat.